Le risorse aziendali sono tutto ciò di cui dispone un’organizzazione per espletare attività ordinarie e straordinarie finalizzate al successo, alla crescita e alla conservazione. Definite in questo modo tali risorse possono comprendere un’infinità di variabili, incluse quelle umane, anche se oggi vogliamo concentrarci su quelle materiali che vengono spesso gestite male ed in modo esoso.

Materiali tipici da azienda e ufficio

Pensiamo al materiale di cancelleria tradizionale tra cui rientrano penne, fogli, nastri adesivi, porta etichette adesive, pinzatrici e via discorrendo. Tutto questo materiale ha un costo che, anche se irrisorio a confronto con altri beni, comporta comunque un certo dispendio economico a fine anno. Come gestirlo al meglio? Vediamo qualche accorgimento.

Non pensare solo al risparmio

Per prima cosa occorre valutare in modo razionale l’acquisto, riferendosi ad aziende che propongano il miglior rapporto qualità prezzo. Sarebbe riduttivo e fuorviante rivolgersi solo a beni di consumo dal costo più basso perché questo non sempre coincide con la scelta più saggia. Un bene low cost potrebbe avere performance e durata ridotta, causando maggiori sprechi per l’azienda mentre uno perfettamente bilanciato tra prezzo e qualità è sempre la scelta più saggia per chi vuole ragionare sul lungo termine.

Logica dei consumi e buone regole

L’acquisto di tali beni deve seguire una logica analitica sui consumi, tenendo conto dei periodi in cui si verificano dei picchi e dei periodi in cui, invece, l’utilizzo è più contenuto. Chiaramente è importante anche motivare i collaboratori a utilizzare le risorse aziendali in modo responsabile, assegnando loro un kit di base e una forma di controllo interno che ne monitori in consumi.

Assegnare quantitativi massimi di utilizzo

Per esempio per le stampanti vengono utilizzati codici personali dei dipendenti con i quali si fissa un utilizzo massimo mensile, giornaliero o settimanale di stampe. Superata la soglia di utilizzo il macchinario risulterà inutilizzabile. Questa formula non è esattamente ideale per in casi in cui il collaboratore necessita di maggiori risorse se non prevede una procedura elastica volta ad aumentare il limite massimo di utilizzo.

Soluzioni per evitare sprechi

Tuttavia ci sono casi in cui i collaboratori tendono a sperperare le risorse aziendali di consumo e questo è un problema che riguarda l’attitudine delle persone e l’ambiente lavorativo instaurato. Il consumo eccessivo di risorse non è solamente uno spreco economico considerevole ma anche un problema ambientale che grava su tutti noi. Pertanto è importante diffondere policy interne di corretto uso delle risorse che favoriscano l’utilizzo responsabile.

Incentivi all’uso responsabile e buon esempio

Ecco perché in alcune aziende esistono premi e riconoscimenti periodici assegnati ai collaboratori che hanno lavorato in modo efficiente e con il minor spreco di risorse. Tra le possibili soluzioni gli incentivi a sprecare meno sembrerebbero essere quelli più efficaci per il contrasto allo spreco indiscriminato.

Il responsabile dell’area e la dirigenza, infine, devono essere i primi soggetti a dare l’esempio attraverso il corretto uso delle risorse aziendali, anche quelle dal costo più ridotto per il normale svolgimento della vita d’ufficio o di laboratorio.